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Organiser la tournée d'un groupe de musique

Le chargé de diffusion/production peut être amené à poursuivre son travail à l'issue de la phase de production.

Il devient alors administrateur de tournée (tour manager) et accompagne le groupe de musique sur le terrain.

Il est le représentant de la production "sur la route" et à ce titre, le principal interlocuteur des artistes et des organisateurs qui accueilleront le spectacle.

Cette position clef lui donne des responsabilités et un pouvoir important.

L'administrateur de tournée est d'abord un logisticien.

Il gère les déplacements et la logistique quotidienne en portant la responsabilité de l'acheminement des artistes vers la prochaine date de spectacle.

Il devient ainsi "le guide" au sens premier et second du terme.

Ce qui différencie surtout l'administrateur de tournée du chargé de diffusion/production est l'autonomie dont il aura à faire preuve dans l'exercice de ses missions.

Qu'il soit en tournée à l'étranger ou sur le sol national, la problématique ne change pas fondamentalement.

L'éloignement du centre du pouvoir entraine nécessairement de plus grandes responsabilités basées sur une autonomie accrue.

L'administrateur de tournée doit alors faire preuve de bon sens et d'intuition.

Son expérience, son travail de préparation et les discussions qu'il aura pu avoir avec l'administrateur / le producteur lui viendront en aide sur le terrain.

L'administrateur de tournée sur le terrain

Les deux fonctions centrales du tour manager (administrateur de tournée) sont la médiation et la logistique.

Ces deux facettes du métier mobilisent des compétences très différentes et des attributs opposés.

L'administrateur de tournée ne peut cependant en privilégier une au détriment de l'autre.

Le médiateur

Comme toujours, le chargé de diffusion/production défini ses fonctions autour de la réception et de la transmission des informations.

Si le rôle du chargé de diffusion/production pouvait être "minoré" lors de la phase de montage de la production, il devient relativement incontournable en tournée.

En effet, l'éloignement géographique avec le producteur oblige ce dernier à disposer d'une "tête de pont" capable de collecter un certain nombre d'information pour les diffuser en amont ou en aval.

La position du chargé de diffusion/production se trouve ainsi facilité et légitimé par cette situation.

Il lui appartiendra alors de démontrer sa fiabilité dans la gestion des tâches essentielles qui sont les siennes.

A l'égard de l'équipe en tournée le chargé de diffusion/production a un rôle plus complexe à jouer.

Au-delà du simple rôle de passeur d'information, il est aussi le représentant du producteur et, également, le médiateur au sens premier du terme.

Il aide ainsi à la résolution des conflits au sein du groupe en tournée.

Positionnement à l'égard du producteur

Le chargé de diffusion/production est le pivot de l'information entre le producteur et les salariés en tournée.

Parallèlement, il est au centre du processus d'échange entre le producteur et les organisateurs accueillant le spectacle.

Le chargé de diffusion/production rapporte les évènements de tournée au producteur.

Par ailleurs, le chargé de diffusion/production transmet nécessairement un ensemble d'éléments formels dont :

  • les variables de paie
  • les incidents nécessitant une intervention hiérarchique ou une sanction
  • les pièces comptables
  • les informations nécessaires pour la tenue de la comptabilité analytique
  • les éventuels éléments collectés auprès des organisateurs
  • les informations nécessaires au rapport d'activité
  • ...

Le lien entre le producteur et le chargé de diffusion/production doit être régulier et constant.

L'éloignement ne doit pas donner au chargé de diffusion/production la sensation d'isolement ou, inversement, des velléités d'autonomie totale.

Il est ainsi nécessaire, avant le début du déplacement, de convenir avec l'administrateur, le secrétaire général... de la fréquence et de la nature de ce reporting.

Positionnement à l'égard de l'équipe en tournée

La fatigue, la promiscuité et le stress exacerbent les conflits.

Il appartient au chargé de diffusion/production de s'assurer que ces difficultés incontournables ne mettent pas en péril le travail de chacun.

A cette fin, il joue un rôle de médiateur entre les salariés et se doit de conserver une neutralité parfaite dans les conflits.

Ce positionnement lui permettra d'être le réceptacle des demandes et des griefs des salariés.

Il fait preuve d'écoute et de disponibilité et rend compte des principaux problèmes à l'administrateur s'il n'est pas en mesure de les gérer lui-même.

Ce rôle de médiation rapproche le chargé de diffusion/production du manager.

Il pourra appliquer les mêmes techniques de résolution des conflits.

Il devra faire preuve de :

  • qualité d'écoute
  • bienveillance
  • distanciation adéquate (ni trop impliqué ni trop éloigné)
  • connaissance de ses propres limites
  • neutralité
  • capacité à faire dialoguer les parties

En ce sens, le chargé de diffusion/production doit permettre de dégager une solution au conflit qui soit accepté par les parties impliquées.

Pour y parvenir, le chargé de diffusion/production doit pouvoir compter sur le soutien du producteur ou de l'administrateur.

On note par ailleurs que le chargé de diffusion/production peut être l'interlocuteur privilégié des Instances Représentatives du Personnel (I.R.P.) en tournée.

La convention collective des entreprises artistiques et culturelles dispose :

"Les représentants du personnel sont informés des déplacements en tournée.

Le planning prévisionnel du déplacement en tournée est soumis à leur consultation un mois avant le départ, ce planning prend en considération l'ensemble des renseignements connus à cette date.

Ce délai de consultation est porté à deux mois lorsque le déplacement en tournée dure plus de deux mois.

Dans le cas où aucun délégué du personnel de l'entreprise ne participe au déplacement en tournée, les délégués du personnel sont fondés à désigner un représentant du personnel de la tournée.

Sa compétence serait strictement limitée aux problèmes survenant au cours du déplacement en tournée".

Positionnement à l'égard des lieux d'accueil

Le lien entre le chargé de diffusion/production et les organisateurs de spectacle s'établit bien avant le début de la tournée.

Ensemble, ils traitent les questions de logistique liées à l'accueil des artistes et des techniciens dont :

  • rooming list et choix de l'hôtel
  • per diem ou catering
  • transports locaux
  • ...

Le chargé de diffusion/production peut aussi être l'interlocuteur administratif en charge de l'élaboration du contrat de cession.

Enfin, dans le cadre de la relation avec l'organisateur, le chargé de diffusion/production joue un rôle protocolaire.

Il peut, en effet, être l'unique représentant du producteur que l'organisateur rencontrera.

Soigner ces relations est d'une importance capitale.

Elles joueront nécessairement dans le choix d'accueillir à nouveau le prochain spectacle de ce producteur.

A nouveau, le chargé de diffusion/production assurera la transmission et la collecte d'éléments formels dont :

  • les factures
  • les chèques ou les preuves de paiement
  • les traités de droits d'auteur
  • la liste des œuvres musicales pour le paiement des droits voisins
  • ...

Le logisticien

En tournée, le chargé de diffusion/production porte la responsabilité des déplacements du groupe.

Il doit permettre l'acheminement des artistes, des techniciens et des éléments de décors (costumes, machinerie...) entre les dates de tournée.

Ainsi, il est directement responsable du lever de rideau et doit, à ce titre, se montrer rigoureux et capable d'anticipation.

Pour pôle emploi, le métier de logisticien requière les qualités suivantes :

" De la rigueur avant tout.

La logistique est une affaire de méthode : sens de l'organisation, réactivité, esprit de synthèse et d'analyse sont indispensables au professionnel pour coordonner les opérations avec efficacité.

Le sens inné de la diplomatie.

Placé au carrefour de différentes activités, le logisticien doit savoir combiner les besoins et les contraintes, parfois contradictoires, de la production, des ventes et des achats.

Il doit faire preuve de tact et de souplesse pour parvenir à harmoniser des positions divergentes en instaurant un dialogue fructueux.

De même, pour faire accepter de nouvelles formes de travail, il doit être diplomate et savoir convaincre.

Un bon communicant.

Son aisance relationnelle lui permet également de bien communiquer avec son équipe, qui peut être nombreuse.

Par ailleurs, le sens du service au client est apprécié, surtout chez les prestataires de services logistiques.

A ces qualités personnelles doivent s'ajouter, bien sur, la connaissance des techniques du transport et de leur réglementation, la maîtrise de l'outil informatique et d'une ou de plusieurs langues étrangères, dont l'anglais.

Un poste clé.

Investissement et disponibilité sont des maîtres mots dans ce métier.

En effet, même si le circuit logistique est balisé, personne n'est à l'abri d'un retard de livraison ou d'une erreur de coordination.

Interface entre le responsable marketing, le chef de production et le client, c'est au logisticien de surmonter les imprévus pour réussir à tenir les délais."

On est ici très proche des compétences requises pour être un chargé de diffusion/production efficace.

Gérer les transports

La gestion des transports repose sur une connaissance technique des questions de logistique et sur une capacité à anticiper les erreurs puis, si nécessaire, à faire preuve de réactivité, en cas de problème.

Contrairement à ce qu'on peut croire, réactivité et capacité d'anticipation, ne relèvent pas des seules qualités innées ou de l'expérience du chargé de diffusion/production.

Ces compétences essentielles s'acquièrent également par un travail de préparation rigoureux et prospectif.

Il appartient en effet au chargé de diffusion/production de prévoir les déplacements et les aléas qui vont avec.

Ce travail d'anticipation s'effectue en amont de la tournée.

Le chargé de diffusion/production pourra alors se constituer son "kit de survie en tournée" composé des numéros d'urgence, des plans des destinations, des détails sur les villes visitées...

Il lui est nécessaire de se préparer aux questions récurrentes en tournée :

  • comment rejoindre les hôtels ou les salles de spectacle (transports locaux) ?
  • Comment faire face à un train ou un avion annulé ?
  • Comment se procurer des plans et des descriptifs de la ville ?
  • Où se trouvent les restaurant qui ouvrent après les représentations ?
  • Où se trouvent les docteurs, les centre d'urgence...?
  • Comment gérer les changements de devise ?
  • ...

Toutes ces questions trouvent facilement réponse dans le calme d'un bureau mais sont plus difficile à gérer sur le terrain.

La circulation du matériel nécessaire au spectacle peut être de la responsabilité du chargé de diffusion/production ou du directeur technique.

Le chargé de diffusion/production s'intéressera en particulier aux problématiques liées à la circulation des transporteurs routiers le dimanche et à l'utilisation du carnet ATA.

Circulation du transport routier le dimanche

Les véhicules de plus de 7,5 tonnes de poids total autorisé en charge (PTAC), de transports routiers de marchandises dangereuses et non dangereuses (à l'exclusion des véhicules spécialisés et des engins agricoles), sont soumis à des restrictions de circulation.

D'une manière générale, ces véhicules n'ont pas le droit de circuler sur l'ensemble du réseau routier du samedi 22h au dimanche 22h, ainsi que les veilles de jour férié de 22h à 22h le lendemain.

Il existe cependant des dérogations temporaires ou permanentes.

Les transports "assurant le montage et démontage d'installation de manifestations économiques, sportives, culturelles, éducatives ou politiques organisées conformément aux lois et règlements en vigueur" bénéficient d'une dérogation permanente.

Il appartient cependant aux transporteurs routier de démontrer le cadre dans lequel ils travaillent.

Le chargé de diffusion/production qui dispose de la visibilité la plus claire sur les plannings jugera de la nécessité de produire les documents nécessaires.

Une lettre provenant des structures organisatrices qui précise les dates de montage / démontage des spectacles est alors efficace.

Attention, les pays limitrophes (notamment Suisse et Allemagne) ont souvent une règlementation spécifique concernant la circulation des poids lourds le dimanche.

Le carnet ATA

Le document ATA permet de faciliter le passage des frontières pour les marchandises dans le cadre des exportations et importations temporaires.

Il s'agit d'une sorte de passeport pour du matériel en transit.

Ce carnet facilite et se substitue à un ensemble de formalités douanières complexes ainsi qu'à plusieurs taxes liées à l'importation et à l'exportation de matériel.

Le carnet ATA s'imposera dès lors qu'une tournée internationale est mise en place.

Le document sera nécessaire pour le franchissement des frontières hors UE (la Suisse par exemple).

Le carnet ATA concerne uniquement des marchandises ne faisant pas l'objet d'une transaction commerciale.

Il s'agit notamment du matériel d'exposition, ou du matériel professionnel nécessaire à l'exercice d'un métier (instruments de musique, décors, costumes...)

Ces marchandises ne doivent être ni prêtées, ni louées, ni transportées en dehors du lieu de la manifestation.

Le matériel doit être utilisé exclusivement par la personne qui se rend dans le pays d'importation ou sous sa direction.

Les carnets sont délivrés par les Chambres de Commerce et d'Industrie.

Un producteur devra s'adresser à la CCI du ressort territorial de son siège social.

Afin d'obtenir un carnet ATA, le producteur doit produire les documents suivants :

  • une demande de carnet ATA (formulaire type)
  • une liste exhaustive des matériels en transit (désignation des marchandises, nombre de pièces, poids, valeurs, origines)
  • une déclaration sur l'honneur sur la nature temporaire de l'opération de transit
  • un extrait Kbis de moins de 3 mois
  • une fiche de dépôt à retirer auprès de la CCI

Avec ces pièces on posera un cautionnement de 3,8% de la valeur des marchandises déclarées plus une redevance de quelques centaines d'euros en fonction du montant global des marchandises déclarées.

Il existe plusieurs carnets ATA en fonction du type de voyage (aller-retour, circulaire, en étoile...).

D'une manière globale, le carnet se présente comme un document à souches qui permet la traçabilité du matériel en transit.

Ce carnet est présenté au bureau des douanes à chaque passage de frontière.

Les feuillets du carnet sont visés par les douaniers qui contrôlent la juste correspondance entre marchandises déclarées et marchandises en transit.

Le carnet est valable 1 an maximum.

Le carnet est impérativement restitué aux CCI à l'issue de la période d'exploitation.

Si le carnet n'est pas apuré.

C'est à dire si les marchandises importées dans leur pays d'origine ne sont pas les mêmes que les marchandises exportées, le producteur sera contraint de payer les taxes et les droits de douane sur les marchandises manquantes et/ou sur les nouvelles marchandises.

Cette règle s'applique y compris en cas de sinistre ou de vol du matériel en tournée.

La gestion de la caisse et des per-diem

En dehors des tâches liées au transport, le chargé de diffusion/production doit également assurer d'autres missions dans le champ de la logistique.

Il s'agit notamment des questions liées aux éléments financiers.

Elément stratégique qui donne au chargé de diffusion/production un rôle pivot dans le cadre d'une tournée, il est souvent le détenteur de la CB de la compagnie et des défraiements journaliers (per diem) à transmettre aux artistes et aux techniciens.

La gestion de la CB de la compagnie (on parle souvent de caisse de régie) doit intervenir dans un cadre précis défini entre le chargé de diffusion/production et l'organisateur.

Ce cadrage peut donner lieu à la rédaction d'une lettre de mission qui élimine toute incompréhension.

Les chargés de diffusion/production en tournée peuvent, par exemple, être encadrés par ce tipe de dispositions :

  • achat de carburant et entretien des véhicules
  • achats de fournitures ou matériels divers (petite quincaillerie, petits matériels, menuiserie...)
  • dépense urgente de nettoyage de vêtements et linge de maison
  • fourniture de boissons et denrées
  • frais de soins médicaux et pharmaceutiques divers pour les artistes et les techniciens
  • frais liés à l'affranchissement et au routage
  • achat de titres de transport
  • redevances des parkings et péages pour le transport des artistes, des techniciens et accompagnateurs des spectacles invités
  • rémunération des personnels intermittents du spectacle dont la durée des missions nécessitent des règlements fractionnés
  • réparations et prestations nécessitées par des travaux urgents

Le montant des per diem transmis à chaque salarié en tournée répond à une définition règlementaire et conventionnelle.

Le montant de ces défraiements journaliers est fixé chaque année par les URSSAF ainsi que les règles d'octroi de ces mêmes défraiements.

La convention collective des entreprises artistiques et culturelles reprend ces règles :

"l'indemnité de grand déplacement peut être fractionnée dans le cas où, soit le départ, soit le retour, s'effectue en cours de journée.

c'est ainsi que :

  • si le départ a lieu avant 9h et le retour après 20h30 l'indemnité est due pour le petit déjeuner, sur production d'un justificatif, dans la limite de l'indemnité forfaitaire, et pour les deux repas
  • si le départ a lieu avant 13h et le retour après 20h30, l'indemnité est due pour les deux repas
  • si le départ a lieu après 13h et le retour après 1h du matin, l'indemnité est dur pour un repas et une chambre"

En distribuant au salariés la totalité des per diem dus pour la tournée dès le premier jour de cette dernière, le chargé de diffusion/production se libère d'une contrainte importante.

Cependant, en agissant de la sorte, il se prive d'une "zone d'influence" importante et s'expose à des problèmes de vol ou de disparition des per diem.

La transmission des per diem à intervalle régulier (lors de la distribution des feuilles de route par exemple) donne au chargé de diffusion/production l'opportunité d'un temps de rencontre obligatoire avec chacun des salariés.

Enfin, le chargé de diffusion/production doit définir avant le début de sa tournée une procédure rigoureuse de collecte et de stockage des pièces comptables.

Chaque dépense doit en effet être justifiée comptablement.

Il n'est pas inutile de s'entendre avec l'administrateur sur la qualités des pièces comptables attendues, le rythme de transmission de ces documents...

Le paiement des soldes de spectacle n'a jamais lieu en liquide.

Depuis le 1er septembre 2015 la règlementation interdit en effet les paiements en liquide d'un montant supérieur à 1000€.

Même si le paiement du solde est inférieur à cette limite, le chargé de diffusion/production préfèrera un paiement par chèque ou par virement pour d'évidente questions de sécurité et de traçabilité.

En cas de paiement par virement, le chargé de diffusion/production pourra éventuellement récupérer une preuve de paiement (en particulier dans le cadre des entreprises soumis aux règles de la comptabilité publique pour qui les délais de paiement légaux sont de 30 jours).

La circulation de l'information en tournée

Les outils du chargé de diffusion/production sont destinés à évoluer avec son expérience.

Ces outils ne doivent pas être figés mais, au contraire, doivent s'affiner avec le souci d'être toujours plus efficaces dans la transmission de l'information.

Les outils présentés ci-dessous ont en effet pour unique objectif de centraliser l'information et de la restituer sous une forme ou sous une autre.

Ils doivent dont être construits en gardant à l'esprit que leur finalité n'est pas de servir le chargé de diffusion/production mais ses interlocuteurs.

Ainsi, ces outils doivent être le plus neutres possible.

En ce sens :

  • ils transmettent de l'information brute (pas de littérature, pas de commentaires...)
  • ils sont présentés sous une forme synthétique
  • ils ne recensent que les informations essentielles

Ainsi, le chargé de diffusion/production doit avoir à cœur d'éliminer les éventuels risques d'erreur de compréhension à la lecture de ces documents.

Un moyen efficace consiste à faire lire ces outils par une tierce personne qui ne dispose pas du même référentiel.

Si une lecture rapide lui permet de comprendre la totalité des informations, le document peut être utilisé.

La feuille de route

La feuille de route est un outil classique du chargé de diffusion/production en tournée.

Il s'agit d'un document synthétique qui reprend de manière chronologique le timing des déplacements, les informations importantes rattachées à chaque étape et les numéros d'urgence.

La feuille de route ne recense que les informations de base d'une séquence de travail, de trajet, de tournée.

Il s'agit d'un document graphique dont la mise en page est essentielle.

Cette mise en page doit permettre aux utilisateurs de trouver en un clin d'œil les informations qui le concernent.

Il s'agit en particulier :

  • du séquençage de la phase de travail
  • des horaires des trains, des avions...et les références de ces derniers
  • les adresses clefs
  • les numéros de téléphones portables essentiels...
  • ...

Il n'existe pas de "feuille de route type".

Cet outil doit être adapté en fonction des particularités de chaque tournée, des nécessités de chaque chargé de diffusion/production et des attentes des artistes et techniciens.

Cette feuille de route permet d'éviter les chausse-trappes et de gagner en réactivité :

  • la feuille de route aide le chargé de diffusion/production à structurer et à séquencer le timing de la tournée
  • la feuille de route donne de la visibilité aux artistes / techniciens ainsi qu'au chargé de diffusion/production sur ce même timing

Le chargé de diffusion/production doit être en mesure de faire évoluer son outil entre deux productions.

Certains "champs d'information" auront du sens dans un cadre et seront inutile dans un autre.

Par ailleurs, l'expérience d'une tournée amènera le chargé de diffusion/production à modifier sa présentation, mettre en lumières certaines informations ou en supprimer d'autres.

A titre d'exemple, voici une feuille de route "classique" :



NOM DU DESTINATAIRE

 DATE

XXXXXX

 LIEU

XXXXXX

 OBJET

XXXXXX

 ADRESSE 1

HOTEL

TEL : XXXXXX

 ADRESSE 2

SALLE

TEL : XXXXXX

 ADRESSE 3

AEROPORT / GARE

TEL : XXXXXX


PLANNING

 DATE

HEURE - OBJET

HEURE - OBJET


INFORMATIONS DIVERSES


- PENSEZ A PRENDRE VOS PASSEPORTS

- ...


TELEPHONES

 CHARGE DE PRODUCTION

XXXXXX

 PRODUCTEUR

XXXXXX

 TAXI

XXXXXX


Lorsque la tournée est longue, il est déconseillé de remettre aux artistes et techniciens une feuille de route absolument exhaustive.

Ce document gagne en lisibilité lorsqu'il se rapporte aux informations logistiques de la "prochaine date" ou du "prochain déplacement".

Par ailleurs, la diffusion de cette feuille de route par étape permet d'instaurer un temps de rencontre rituel avec les salariés en tournée afin de leur remettre le document et de leur transmettre conseils et recommandations.

La feuille de route devient alors un instrument de dialogue et de cohésion de l'équipe en tournée.

S'il existe de grandes disparités entre les plannings de voyage des artistes et techniciens (départs différés, arrivées séquentielles...), le chargé de diffusion/production est invité à se doter d'un outil récapitulatif qui lui donnera une visibilité globale sur la chronologie du voyage de l'ensemble de l'équipe.

Le road book de tournée

Si la feuille de route est synthétique et séquencée, le road book est au contraire exhaustif et concerne la totalité de la tournée.

Il donne aux techniciens et aux artiste une vision globale de leur déplacement.

Ainsi, ce type de document relativement long à rédiger est adapté aux tournées de plusieurs semaines et en particulier aux tournées à l'étranger.

Il s'agit d'un document remis plusieurs jours avant le départ qui doit pouvoir se lire comme un guide de voyage.

Il peut être agrémenté de photos, de plans...

Les informations suivantes peuvent être présentes dans un road book :

  • les objets et documents à prendre en tournée, à ne pas oublier
  • les numéros d'urgence
  • les règles de vie collective (transmission des per diem et des feuilles de route, règles de discipline...)
  • le planning global de la tournée (jour par jour et non heure par heure)
  • une courte présentation des salles dans lesquelles le spectacle sera joué (capacité, direction, programmation...)
  • une courte présentation de villes traversées par la tournée (en particulier les villes dans lesquelles ont lieu les jours off)
  • la liste des hôtels, leurs coordonnées et un plan de situation)
  • ...

Ce document va permettre au chargé de diffusion/production de recenser les réponses à des questions qui viendront vers lui de manière quotidienne et récurrentes.

En ce sens, ce document lui permet de gagner du temps (notamment si les acteurs de la production sont nombreux) et d'atténuer l'éventuelle "tension" qui peut exister lors des départs collectifs en tournée.

La rooming list

A l'instar de la fiche technique, la rooming list est un document qui fera de très nombreux aller-retour entre le chargé de diffusion/production et son homologue de la structure de diffusion.

La difficulté dans ce type d'exercice est bien souvent de faire "vivre ce document" et non de l'établir.

Au risque d'enfoncer les portes ouvertes, rappelons qu'une rooming list est rédigée sur un tableur et transmise sous cette forme (pas de traitement de texte, pas de PDF et encore moins de littérature envoyée par mail).

La rooming list présentée ci-dessous permet de manière simple et efficace de disposer des informations suivantes :

  • nombre de personnes en tournée
  • qualité des invités (artistes, techniciens...)
  • nature de la chambre à réserver (suite, junior suite, single, twin, double)
  • date d'arrivée et date de départ
  • nombre de nuits

Si nécessaire, on peut ajouter à ce type de tableau le nombre de petit déjeuner ou des informations spécifiques à l'hébergement des artistes (si une ou plusieurs personnes ont des désirs spécifiques par exemple).

Enfin, cette rooming list peut également être le support d'une information sur le montant des per diem et leur ventilation.

Cette information sera particulièrement utile si les per diem sont versés aux artistes et techniciens en liquide le jour de leur arrivée.

Une rooming list a vocation à être transmise à l'hôtel qui accueillera le groupe en tournée ou au chargé de production du diffuseur si ce dernier est en charge de l'hébergement.

Il est important de noter que la rooming list doit être transmise à l'un ou l'autre et non aux deux.

Doubler l'information est en effet un moyen assez efficace pour générer des erreurs, des confusions et pour vexer son homologue.

Ce document étant destiné à être transmis à des hôteliers, il est important d'adopter leur vocabulaire.

La rooming list utilisera ainsi les termes suivants :

  • check in : la date d'arriver du groupe
  • check out : la date de départ du groupe
  • single : une chambre avec un lit une place
  • twin : une chambre avec deux lits une place
  • double : une chambre avec un lit deux places
  • junior suite : une chambre avec un coin bureau
  • suite : un "appartement" composé d'une chambre et d'un salon
  • résidence hôtelière : un établissement qui propose des chambres avec coin cuisine

Il est rare qu'une rooming list transmise reste immuable jusqu'à l'arrivée des artistes.

Cette affirmation se vérifiera d'autant plus souvent si le groupe séjourne sur une longue période et si le nombre de personnes en tournée est important.



NOM

PRENOM

CHAMBRE

CHECK IN

CHECK OUT

NOMBRE DE NUITS

PROD.

ARTIST







TECH.





1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12




























SUITE

SINGLE

DOUBLE


TWIN


TWIN


SINGLE

SINGLE

SINGLE

SINGLE










































En cas de changement de la rooming list un nouveau document doit être transmis à la personne en charge des hébergements.

Un mail rectificatif est à éviter et un appel téléphonique sur le sujet est à proscrire.

Les modifications apportées à la rooming list peuvent être nombreuses et une succession de modifications communiquées par téléphone peuvent entrainer des erreurs lourdes de conséquences.

Seule la transmission d'une nouvelle rooming list qui "annule et remplace" garantit une transmission de l'information efficace.

C'est pourquoi il est absolument nécessaire de dater (voire d'horodater) chaque rooming list.

Enfin, précisons qu'il appartient au chargé de diffusion/production de communiquer la rooming list et ses modifications au bon moment.

Attendre de disposer d'une rooming list totalement validée expose le chargé de diffusion/production à une transmission tardive et des difficultés pour trouver assez de chambre.

A l'inverse, transmettre une rooming list trop tôt, et d'innombrables modifications risquent assez vite d'agacer le chargé de production en charge du travail de réservation (et l'hôtelier concerné par la même occasion).

Cet arbitrage dépend très largement du parc hôtelier de la ville visité et des habitudes de travail du salarié en charge des réservations.

Une discussion sur ces sujets avec ce dernier sera un préambule nécessaire qui permettra de travailler sur des bases saines.

Préparer une tournée

La phase de préparation de la tournée est sans doute aussi importante que la tournée elle-même.

C'est pourquoi il est nécessaire de confier au chargé de diffusion/production qui accompagnera le groupe sur le terrain cette tâche de préparation.

Il est en effet fréquent, pour des raisons budgétaires, de confier ce travail à un salarié permanent qui ne suivra pas la tournée.

Cette seconde option "à l'économie" a deux inconvénients majeurs :

  • le chargé de diffusion/production qui travaille sur la préparation de la tournée est souvent en mesure d'anticiper les difficultés qui se poseront sur le terrain
  • le chargé de diffusion/production qui travaille en amont va pouvoir nouer des liens privilégiés avec l'équipe du diffuseur

Même si le principe de réalité conduit parfois les structures à diminuer les charges, réduire à minima la période de travail du chargé de diffusion/production est souvent une fausse économie.

Le temps nécessaire à la transmission du "dossier" dans de bonnes conditions ainsi que l'augmentation des risques de problèmes graves liés à une mauvaise compréhension des informations disqualifie cette logique faussement économe.

Quoi qu'il en soit, la décision de gestion qui consiste à confier une production à un salarié deux ou trois jours avant le début d'une tournée est à proscrire.

La tournée en France

Le montage d'une tournée en France (avec des artistes et des techniciens français) permet d'échapper à la totalité des questions liées à la fiscalité ou aux autorisations de travail.

Ces aspects juridiques particulièrement chronophages écartés, l'organisation d'une tournée reste un casse-tête où obligations contractuelles, techniques et budgétaires entrent en contradiction avec les désirs individuels et les exigences plus ou moins légitimes du personnel en tournée.

Le chargé de diffusion/production est, comme toujours, placé au carrefour de ces contraintes et doit prendre les décisions les plus équilibrées.

A nouveau, le chargé de diffusion/production doit mettre en œuvre les qualités évoquées ci avant : sens de l'organisation, sens de la diplomatie, qualité de communication, aisance relationnelle, connaissance des techniques du transport et de leur règlementation.

La tournée en Europe

Depuis le 1er janvier 1993, le principe de libre circulation des personnes permet aux ressortissants de l'Union Européenne de se dispenser de toute formalité afin de circuler au sein des Etats membres.

Ainsi, les artistes et les techniciens français impliqués dans la production n'ont pas de formalités particulières à accomplir.

Ils peuvent librement circuler en Europe munis d'une carte d'identité ou d'un passeport à jour.

La problématique est différente pour les artistes et techniciens extra européens qui devront se plier aux formalités relatives à l'obtention de visa.

Il existe néanmoins plus de 20 types de visa différents.

Le chargé de diffusion/production devra en conséquence solliciter l'obtention du visa le plus adapté.

Par exemple dans le cas où les périodes de travail sur le sol européen sont discontinues, les artistes et les techniciens demanderont un visa affaire de court séjour à entrée et sortie multiple.

C'est auprès du consulat français du pays d'origine des salariés que les formalités seront accomplies par chaque artiste ou technicien pour l'obtention du visa d'affaire nécessaire.

Bien entendu, il n'est pas envisageable pour le producteur français de laisser chaque artiste face à ces formalités qui peuvent vite devenir décourageantes.

Très tôt, le chargé de diffusion/production doit se rapprocher du service des visas de ces consulats afin d'expliquer le projet, de manifester l'intérêt d'une structure établie et surtout, de suivre l'avancée de chaque demande.

A l'heure de rédaction de cet article, il est encore trop tôt pour envisager la conséquence du brexit sur la circulation des travailleurs européens au royaume unis.

L'autorisation d'entrée sur le territoire consécutive à l'obtention du visa n'emporte pas mécaniquement le droit de travailler en Europe.

Chaque état dispose de sa propre procédure afin de permettre aux salariés étrangers de travailler sur son sol.

Bien entendu, ces formalités s'imposent, une fois encore, aux seuls artistes extra européens.

La liberté de circulation des travailleurs exonère les artistes européens de toute procédure d'autorisation afin de travailler dans un pays de l'Union.

Pour les salariés extra européens, le chargé de diffusion/production devra identifier les démarches qui permettront aux artistes et techniciens étrangers d'obtenir une autorisation de travail.

Ces formalités seront différentes pour chaque pays traversé par la tournée.

Les difficultés liées à l'obtention de ces informations constituent un réel défi.

Les ressources internet sont inexistantes ou approximatives et les contacts téléphoniques dans les consulats ou ambassades ne nous sont pas toujours profitables.

Lors de la tournée européenne, les artistes français vont continuer à bénéficier de la protection sociale de leur pays d'origine.

Ils sont "détachés" par l'employeur français afin d'effectuer une mission dans un pays membre.

Le producteur doit fournir à chacun d'eux un formulaire A1 (anciennement appelé E101) qui permet la couverture des éventuels frais médicaux en cas de maladie ou d'accident.

La logique est la même pour les travailleurs indépendants qui, munis du même formulaire, seront en situation "d'auto détachement".

Sur la base du règlement communautaire du 14 juin 1971 les droits à l'assurance chômage des artistes français en situation de détachement ou d'auto détachement ne sont pas impactés par une situation de travail dans un pays de l'Union.

Les artistes et les techniciens affiliés au régime de l'assurance chômage des intermittents du spectacle continueront à déclarer leurs heures et à percevoir leurs indemnités sans aucune modification.

On notera par ailleurs que si ces artistes français étaient embauchés par un employeur européen, ils pourraient, dans une certaine mesure, obtenir la prise en compte des heures travaillées au titre de leur droit au chômage en utilisant le formulaire U1.

La tournée hors Europe

A nouveau, la question de la circulation des artistes doit être examinée pays par pays.

Chaque Etat dispose en effet des règles qui lui sont propres pour régler la question de l'accès à son territoire.

D'une manière globale se pose la question de la nécessité de disposer d'un visa pour travailler.

La réponse est différente pour chaque pays.

De même, certains pays peuvent imposer une formalité supplémentaire au visa.

Un pendant local à l'autorisation provisoire de travail française.

Par exemple, l'organisation d'une tournée aux Etats Unis est réputée particulièrement complexe.

Si un visa de travail est nécessaire pour accéder sur ce territoire dans le cadre d'une tournée, il faudra en effet se plier aux formalités de chaque Etat pour la question de l'autorisation de travail.

Pour ces problématiques, le maitre mot est l'anticipation.

Les recherches et les formalités sont complexes et chronophages.

Il faut souvent pouvoir les anticiper plusieurs mois à l'avance afin de les accomplir de manière sereine.

On peut, par ailleurs, découvrir à cette occasion que certains artistes ou techniciens ne disposent pas de passeport !

La procédure en est rallongée d'autant.

Afin d'obtenir un visa, les salariés doivent se rendre individuellement dans les consulats ou dans les ambassades des pays concernés.

Bien que la démarche soit individuelle, elle doit être coordonnée par le chargé de diffusion/production afin d'éviter les surprises.

Les structures de diffusion sont souvent d'une aide appréciable, tant pour informer et guider sur les procédures à entreprendre que pour accélérer les démarches.

Il n'est d'ailleurs pas inutile de préciser contractuellement la responsabilité du diffuseur dans cet accompagnement administratif.

Si le pays dans lequel se déroule la tournée dispose d'une convention bilatérale de sécurité sociale avec la France, le salarié pourra continuer à bénéficier du régime de protection social français.

Le salarié est "détaché".

A nouveau, les formalités de détachement se doivent d'être accomplies par le chargé de diffusion/production  qui effectuera les demandes de formulaire auprès des caisses de sécurité sociale dont dépendent les salariés.

Ces formulaires sont variables selon les pays.

Le site internet du CLEISS (Centre de Liaison Européen et International de Sécurité Sociale) est particulièrement explicite à ce sujet.

Le piège des droits d'auteur à l'international

Les sociétés de droit d'auteur françaises comme la SACD protègent les œuvres sur le plan international.

Elles passent pour cela des traités de réciprocité avec de sociétés étrangères.

Ainsi, la SACD intervient directement à l'étranger dans une quarantaine de pays grâce à des accords de réciprocité.

En dehors de ces pays, le chargé de diffusion/production interrogera la SACD pour connaître le régime de protection de tel ou tel œuvre.

Il n'est par rare que certaines œuvres soient protégées par la SACD dans certains pays et soient placé sous le régime de la licence directe dans d'autres.

Le cas de la musique de scène peut se révéler particulièrement épineux.

Il est raisonnable d'interroger l'éditeur d'une musique de scène ou la SCPP pour connaître le régime de protection de l'œuvre pour la totalité des pays traversés par la tournée.

La Sacem (ou une société sœur) peut se révéler compétente pour percevoir les droits relatifs à ces pièces musicales ou, à nouveau, être exclu au profit d'une perception en licence directe.

C'est donc une étude au cas par cas à laquelle doit se livrer le chargé de diffusion/production.

Ne pas s'imposer cette discipline avant le début de la tournée est déconseillé.

La pertinence des outils et du système d'information repose souvent sur la capacité d'anticipation du chargé de diffusion/production.

Il doit ainsi disposer de procédures et d'outils structurants afin de conforter cette capacité d'anticipation.

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Extrait du livre de Cyril Puig "Monter une Production"


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Fondateur de Parole Production [Booking & Management des Musiques Actuelles], je signe des concerts chaque année pour une trentaine de groupes de musique sans décrocher mon téléphone et grâce à mes talents d'écriture.

J'accompagne également les artistes entrepreneurs dans la mise en place de leur stratégie de communication (rédaction persuasive, storytelling, copywriting, réseaux sociaux, automation d'emailing...) dans le but de démultiplier leur audience et de signer des concerts.


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